Маршрут починається морем: партія йде рефрижераторним контейнером з Індії до порту Копер у Словенії, найпівнічнішого глибоководного порту Середземномор'я, звідки до Центральної та Східної Європи ближче суходолом, ніж від портів Північного моря. У Копері вантаж перевантажується з морського рефконтейнера на автомобільний рефрижератор для доставки в Україну, і саме ця точка перевантаження на практиці виявилася найслабшою ланкою в попередній схемі клієнта: холодовий ланцюг на морі і холодовий ланцюг на суходолі документувалися окремо, а розрив між ними на прийманні підтвердити було нічим.
Далі ми розділили самі температурні режими. Частина позицій потребує холодового ланцюга +2…+8 °C, і з ними зазвичай ніхто не сперечається. А от друга група, +15…+25 °C, і є головною пасткою: її сприймають як таку, що не потребує холодильника, і возять звичайним тентом. У липні температура в кузові тента спокійно переходить за тридцять, а в січні падає нижче нуля, і обидва випадки це порушення режиму, просто не таке очевидне. Тому обидві групи ми перевели на транспорт з контролем температури від самого Копера, а коли режими їхали в одній машині, використовували двозонний напівпричіп з перегородкою і окремими установками на кожну зону.
Далі кваліфікація транспорту. Рефрижератор це не автоматично GDP: щоб довіряти показанням, треба знати, як розподіляється температура всередині конкретного кузова. Ми працювали з транспортом, для якого проведено температурне картування, тобто визначено найгарячіші й найхолодніші точки, і саме в ці точки ставили два незалежні відкаліброані реєстратори одразу після перевантаження в Копері, а не покладалися на штатний дисплей установки. Реєстрація велася безперервно, з тривогою диспетчеру при відхиленні, а роздрук температурного профілю передавався разом із вантажем як частина пакета на приймання. Перевантаження проходило через температурний док, машина пломбувалася і не розкривалася в дорозі.
Окремо ми прописали те, що зазвичай залишають на розсуд водія: що робити на кордоні. Місце в електронній черзі бронювалося під конкретний день виїзду, вантаж ішов за транзитною декларацією T1 до внутрішньої митниці, а не оформлювався в пункті пропуску, щоб машина не стояла з живим холодовим ланцюгом довше, ніж треба. Запас палива для холодильної установки розраховувався не на планову тривалість рейсу, а на очікування з запасом. І головне, план дій на випадок відмови установки був погоджений заздалегідь, з переліком найближчих ліцензованих складів з потрібним режимом, а не вигадувався по телефону о третій ночі.
Регуляторну частину ми синхронізували з клієнтом: імпорт лікарських засобів провадиться на підставі ліцензії, ліки підлягають державному контролю якості при ввезенні, а зберігання на місці призначення має бути ліцензованим. Наше завдання в цьому ланцюзі полягало в тому, щоб жодна з двох ланок, морська чи суходільна, не стала слабким місцем і витримувала перевірку з боку служби якості. Результат: відхилень режиму немає, кожна партія приймається з повним температурним профілем від Копера до складу, і карантин через непідтверджену температуру з процесу зник.